أوفيس 365 هو مجموعةٌ من برامج مايكروسوفت التي صممت لتقدم العديد من الخدمات مثل وظائف سطح المكتب والبريد الإلكتروني من خادم السحابة الخاص بمايكروسوفت، أيضًا يوفر مايكروسوفت أوفيس 365 مجموعةً شاملةً من الأدوات والخدمات التي تسهل مهام توثيق المكتب والاتصالات والإدارة، ولايتطلب تثبيتًا مسبقًا بخلاف اتصال الإنترنت ومتصفح ويب الداعم ولكنه يتطلب الاشتراك، وتتضمن مجموعة تطبيقات مايكروسوفت أوفيس 365 العديد من الخدمات المختلفة عبر الإنترنت

أنواع أوفيس 365

أوفيس 365 الشخصي اشتراك مخصص لشخصٍ واحدٍ: هو طريقةٌ مبتكرةٌ لبيع وتوزيع أوفيس، وهو خطة اشتراكٍ مخصصة لشخصٍ واحدٍ يستخدم أوفيس على جهاز كمبيوترٍ واحدٍ بالإضافة لأنه يمنحك فرصة تنزيل أحدث نسخة من إصدارته.2

أوفيس 365 المنزلي اشتراك مخصص لخمسة أشخاص: هو خطة اشتراك مصممة للعائلات أو الأشخاص الذين يحتاجون لاستخدام أوفيس على أكثر من جهاز كمبيوترٍ واحدٍ في كل مرةٍ.3

أشياء معرفتها قبل التبديل لأوفيس 365

تطبيق سحابي: تسمح لك الحوسبة السحابية بالوصول لبياناتك ومستنداتك ومعلوماتك الشخصية بمجرد الاتصال بالإنترنت من أي مكانٍ.

جوانب عن أوفيس: تطبيقات الويب هي أحدث إصدارٍ من أوفيس، يستند لمستعرض الإنترنت ويمكنّك من إنشاء المستندات وتحريرها وحفظها في وورد وإكسل وبوربوينت، ويمكن لمشتركي الأعمال التجارية استخدام تطبيقات الويب بسهولةٍ بينما مشتركي التعليم يمكنهم استخدام تطبيقات الويب على one drive.

أسباب حصولك عليه: إمكانية الوصول إليه من أي مكانٍ وفي أي وقتٍ من أهم أسباب تفضيل استخدامه من قبل الكثير من رجال الأعمال ومستخدمي أوفيس .

متطلبات الأجهزة: يجب أن يكون لديك أجهزة كمبيوتر تعمل بظام لتشغيل windows7 أو 8 أو 10 أو mac os x10.6 لتتمكن من استخدامه بسهولةٍ.

أمان أوفيس 365: يقدم نفس مستوى الحماية على السحابة ويستخدم نفس مركز التوثيق ونفس مجموعة خدمات إدارة الحقوق في مجموعة cloud.

التكلفة: يجب عليك دفع رسوم اشتراك اعتمادًا على عدد المستخدمين وحجم نشاطك التجاري ، تحصل المنظمات الغير ربحية على office365 بسعر منخفض عن باقي المستخدمين 

نقل المحتوى من منصات أخرى: إذا لم تبدأ إعدادًا جديدًا تمامًا عليك نقل المحتوى من نظامٍ أساسيٍّ موجودٍ بالفعل إلى أوفيس 365.

تسهيلات النسخ الاحتياطي على أوفيس 365: يجب عليك اتخاذ تدابيرٍ لضمان وجود نسخ احتياطي ولتقليل فرص فقد البيانات، فتكرار البيانات عن طريق نسخها في مراكزها المنفصلة جغرافيًا والنسخ المتعددة من نفس البيانات تضمن لك استرجاعًا أسرع وتمنع حدوث الفشل الدائم بالبيانات.

تبسيط استخدام أوفيس 365: عند اختيارك لأوفيس 365 والدخول إليه عليك تحديد كمية المعلومات التي تريدها، لأن موظفيك أو أفراد عائلتك لديهم الكثير من المعلومات المخزنة في المواقع النشطة والاختيار الدقيق لمعلوماتك يقلل من عملية تكرار البيانات.4

ميزات أوفيس 365

تبادل البريد الإلكتروني: سيكون البريد الوارد والتقويم وجهات الاتصال والمهام متزامنةً عبر جميع أجهزة الكمبيوتر والأجهزة المحمولة مع exchange، عليك التعامل فقط مع الأشياء مرةً واحدةً، ويتيح لك أيضًا exchange مشاركة بريدك الإلكتروني والتقويم وجهات الاتصال مع أعضاءٍ آخرين في فريقك.

sharepoint لمشاركة الملفات بسهولة وهو مكان آمن لتخزين المعلومات ومشاركتها والوصول إليها من أي جهازٍ.

فرق العمل: تساعد فرق مايكروسوفت في تحقيق التكامل، حيث يمكن لأعضاء الفريق العمل على مستندات أوفيس مباشرةً من داخل التطبيق بالإضافة للدردشات.

يساعد التخطيط فرق العمل على تنظيم عملهم وإنشاء خططٍ جديدةٍ وتنظيم المهام وتعيينها وتعيين تواريخ الاستحقاق وتحديث الحالة.

الحجوزات: تتيح لك microsoft bookings طريقةً جيدةً لإنشاء المواعيد التي تساعدك في توفير الوقت.

يتيح skype for businness لمستخدمي أوفيس 365 إمكانية إجراء مؤتمر فيديو مع مستخدمين آخرين داخل وخارج أوفيس 365.

power apps وهي طريقةٌ لسحب وإسقاط لتطوير نماذج لعرض وتحرير بياناتك.

إنشاء مسارات عملٍ تلقائيةٍ بين تطبيقاتك وخدماتك المفضلة للحصول على إشعاراتٍ ومزامنة الملفات وجمع البيانات.

يمكنك دعوة الآخرين لإكمال النماذج عبر رابط وتضمين النماذج في موقعك على الويب، هذه النماذج تمكن المستخدمين من إنشاء اختبارات ومسوحات واستبيانات وتسجيلات.

خدمة التسويق عبر البريد الإلكتروني بسيطة الاستخدام كما تساعدك الاتصالات بتتبع العملاء ومراسلتهم عبر البريد الإلكتروني.

تسهل قوائم مايكروسوفت نشر وإدارة بيانات نشاطك التجاري على فيس بوك وغوغل.

خدمة فوترة بسيطة تسمح لك بإنشاء الفواتير وتحريرها وإرسالها أثناء التنقل.

mileiq تطبيق تعقب الأميال على نظامي ios أو android مع الكشف التلقائي عن محرك الأقراص وتسجيل الأميال.

تنظيم معلومات العميل تلقائيًا مثل رسائل البريد الإلكتروني والاجتماعات والمكالمات والملاحظات والملفات والمهام والصفقات والمواعيد النهائية في جدولٍ زمنيٍّ بجوار صندوق البريد الوارد.

todo تطبيقٌ ذكيٌّ لإدارة المهام يسهل تخطيط وإدارة يومك.

المصدر : صدى المجتمع المدني